Hoy vamos a ver la efectividad de lo que personalmente llamo “un diario de acciones”.

Siempre recuerdo la historia de Phil Libin y su experimento para perder peso sin hacer absolutamente nada ni cambiar su modo de vida.

Perdió casi 13 kgs en seis meses.

¿Cómo es posible?

Lo único que hizo fue una hoja de cálculo con un gráfico, que iba actualizando con un dato de su peso al final de cada día. En serio.

Se puso un objetivo de reducción de peso, se puso un objetivo gradual de descenso de dicho peso durante los seis meses del experimento y dibujó todo eso en un gráfico (representaba apenas un 0,1% de descenso de peso por día, nada que supusiera un sacrificio).

Luego simplemente fue anotando su peso diario en la hoja de cálculo, sin hacer ningún esfuerzo por cambiar la dieta o el ejercicio que hacía. Libin se había puesto unos intervalos por encima y por debajo de su gráfico diario y si, por ejemplo, caía por debajo del intervalo inferior en cuanto a peso, echaba mano de unos donuts o comía más para volver a su objetivo diario.

Curiosamente no tuvo necesidad de comer menos porque en todo ese tiempo no se situó por encima del límite superior de peso permitido.

Básicamente bajó de peso gracias al poder de ser consciente de lo que pasaba cada día con su peso y dar un seguimiento continuo.

Y nada más (al menos ninguna acción consciente adicional, como restringirse en las comidas o cambiar la dieta).

A estas alturas sé lo que está pensando, que si quiere bajar de peso igual repite el experimento (o que he perdido definitivamente la cordura) pero usted lo que quiere es aumentar ventas, no reducir kilos.

No se ha equivocado de sitio, esta es una prueba de algo que he visto (y vivido en persona) en multitud de ocasiones, el poder de la claridad y ver lo que realmente está pasando para conseguir los objetivos.

De hecho uno piensa que la determinación, la fuerza de voluntad, la motivación, etc son las claves para conseguir los objetivos propuestos, pero nadie cita el poder de ser consciente de lo que estamos haciendo realmente y darle un seguimiento diario.

Esto es lo que suele ocurrir, que los emprendedores pasamos los días “ultraocupados”, llegamos a casa destrozados, sin sensación de avance, las horas nos llevan en volandas y de repente ha pasado otro día.

Preguntas a un emprendedor si está haciendo lo que tiene que hacer para conseguir más ventas y te contesta (no sin razón) que no sólo lo hace, sino que se deja las entrañas, que cómo se te ocurre preguntar esa tontería cuando precisamente los emprendedores se cuentan entre los más trabajadores. De hecho muchas veces planteas la pregunta y no es raro que un emprendedor se indigne recordando las jornadas maratonianas.

Y realmente estamos siempre ocupados hasta las cejas, pero estar ocupados no significa necesariamente que estemos haciendo el trabajo que tenemos que hacer realmente.

De hecho he visto cómo muchas veces analizas un par de días de trabajo y resulta que todas esas horas ocupadas se han ido en apagar fuegos, liarse con tareas de poco valor (pero que requieren demasiado trabajo), interacciones que no llevan a ninguna parte…

Pero cuando sumas las horas dedicadas a lo importante de verdad para la empresa (ese 20% de cosas que nos va a traer el 80% de ventas y que hemos visto hace poco) te das cuenta de que han sido mínimas.

Marketing y producto. En un mundo ideal esas deberían ser las ocupaciones de un emprendedor durante el 80% de su tiempo.

Lidiar con minucias sobre suministros, la insufrible administración pública, tonterías sobre el teléfono, contestar correos que sabes que no acabarán en negocio útil, horas tontas que se van en Internet…

Todo eso no es tarea nuestra, deberíamos delegarlo o deberíamos relegarlo al final de nuestra cola de trabajo, pero le aseguro que cuando realizas un seguimiento como el bueno de Phil Libin, resulta que ocupan gran parte del día (y sí, lo he visto infinidad de veces, y yo soy tan culpable de esto como el que más, pero precisamente ahí es donde entra el poder de la claridad y de trazar lo que hacemos, como veremos).

Nada es más común que un emprendedor que te dice que hace todo lo posible en su Marketing y Ventas, pero cuando te pones a dar seguimiento real con fríos datos sobre lo que realmente hace con su tiempo, te das cuenta de que apenas dedica nada a producto o marketing, o bien las cosas se van en esas tareas que “hay que hacer” pero no aportan nada.

También, inconscientemente, todos perdemos mucho más tiempo en tonterías del que creemos.

A esto se une otro gran enemigo del emprendedor (del ser humano mejor dicho) la innata capacidad que tenemos de evitar la tarea que realmente debemos de hacer, dejándola constantemente para luego en favor de mil tonterías menos importantes.

Ese fenómeno viene acentuado también por nuestra poderosa capacidad de tener siempre unas buenas excusas “a posteriori” para justificarlo.

Otro ejemplo del poder de la claridad está en cierta clase de programas que instalas en tu ordenador y al final del día te dicen exactamente qué software has usado, durante cuanto tiempo, y qué sitios has visitado en Internet y durante cuánto tiempo. Te sacan hasta unos bonitos gráficos.

Y no hay persona que cuando ve los primeros análisis no se queda con la boca abierta diciendo que no puede ser, porque resulta que hemos estado muy poco adelantando ese informe en el procesador de textos y demasiado tiempo en el navegador viendo tonterías o liados con las redes sociales.

¿La utilidad de esos programas? Que cuando mucha gente es consciente del uso real de su tiempo, la cosa cambia, y no porque se proponga objetivos nuevos o hacer algo distinto, sino porque por fin se pone con lo que realmente tenía previsto desde el principio, consciente de que al final del día va a haber un seguimiento.

Cuando creé Zen Marketing para mi propio uso una de las cosas que quería era poder anotar y controlar las Acciones que realizaba para que ese plan tan bonito en mi cabeza se materializara en el mundo real.

Así, cuando iba a ver cómo iba mi plan, podía ver con claridad que a veces había apenas cuatro o cinco anotaciones en la sección de Acciones realizadas, con lo que la ilusión (falsa) que se pintaba en mi cabeza de que estaba haciendo algo se veía hecha pedazos por la cruda realidad. En realidad apenas había cuatro cosas, y cuatro cosas no bastan hoy día.

Ese mismo proceso de ganar conciencia de lo que está pasando, y dar seguimiento a lo que hacemos, se tiene que trasladar al resto de cosas importantes en la empresa: cosas como los Contactos y las Oportunidades que nos surgen.

Ya hemos visto cómo el tan buscado 20% de acciones que nos consigue el 80% de resultados pasa por una acción masiva, enfocada en los contactos conseguidos y en las oportunidades que generamos con ellos.

Son como campos a cultivar, si sembramos un contacto o aflora una oportunidad, pero luego no regamos ni cuidamos, ahí se queda marchitándose al sol. Cuando luego nos acordamos de eso (que suele ser cuando la necesidad aprieta) ya es demasiado tarde.

Por eso en las actividades de gestión de la relación con clientes, poder dar seguimiento y tener conciencia de lo que está pasando en las interacciones con contactos y oportunidades que surgen, es fundamental.

Personalmente no me importa que la herramienta no tenga todos los botones del mundo o no sea la más bonita, no me importa incluso si uso sólo lápiz y papel (mucho más útil que mucho software caro que he visto), la capacidad de dar seguimiento a lo que hacemos nos ayuda a conseguir los objetivos, y no hace falta que nos comprometamos a hacer nada nuevo o espectacular, simplemente hace falta que nos sentemos a hacer el trabajo que debemos hacer realmente, y como aliado para eso tenemos el seguimiento de lo que hacemos.

Cuando me decidí por invertir en una herramienta propia de CRM ese era un requisito no negociable.

Si no me salía un bonito mapa automático con la dirección de mi contacto o no se coordinaba automáticamente con mi software de e-mail, no me importaba, pero si no podía ver de un vistazo todo el historial de interacciones que había tenido con alguien importante, o no podía ver claramente qué se hizo y cuándo respecto a una oportunidad que surgió, entonces no me valía.

Obviamente ningún emprendedor evita conscientemente trabajar en lo que debe, pero a estas alturas, y si precisamente es visitante asiduo por aquí, ya sabrá que nuestras cabezas funcionan como un iceberg, que la mayor parte de su mecanismo de funcionamiento “no se ve” y tiene sus raíces en los más variopintos elementos inconscientes.

El seguimiento frío y calculador de lo que hacemos realmente cada día saca eso a la luz. 

Creemos que nos esforzamos porque estamos destrozados, pero cuando echamos un vistazo a los contactos importantes y vemos que no lo hemos llamado, o que apenas hemos hecho un par de cosas salpicadas con dos meses de diferencia… Al afrontar esa realidad cara a cara seguramente le daremos un toque en vez de actualizar el Facebook.

O bien cuando vemos que cierta oportunidad sigue abierta pero languidece porque lo último que anotamos es de hace más de una semana, pensaremos qué hacer para darle un empujón.

Pero si no somos conscientes de lo que ocurre en realidad, si vamos como zombis medio dormidos por la vida, si nos dejamos llevar por la corriente de los días iguales, si estamos deseando que el reloj marque la hora de irnos y llenamos el tiempo con actividades “ocupadas”… Entonces se apodera de nosotros ese fenómeno tan común de que sin darnos cuenta ha pasado un mes, o un trimestre, y seguimos en el mismo punto.

Ser conscientes de lo que pasa con un seguimiento es poderoso, alguien pudo perder un montón de kilos, es capaz de cambiar hábitos de actuación, a mí sistemáticamente me ha funcionado para hacer el trabajo que debo y he visto que en todo emprendedor que lo ha puesto en marcha, le funciona.

Y no requiere hacer o proponerse nada nuevo, pero ayuda a lo más importante, hacer lo que de verdad tenemos que hacer.

Merece la pena aplicarlo, de veras.