Por regla general empleamos demasiado tiempo y energía en nuestro trabajo mientras que obtenemos poco resultado. De hecho se da la paradoja de los días lentos y los meses rápidos: es normal que las jornadas del emprendedor parezcan eternas y que, treinta días después, parece que estemos en el mismo sitio.

La buena noticia es que para ser más productivo no hay que trabajar más ni tener días de 26 horas, sino recuperar el tiempo perdido en actividades que no compensan.

Uno de los problemas principales es que perdemos un montón de tiempo en actividades que no son para nada rentables, pero, aunque parezca mentira, eso no es lo más peligroso del tema, lo más dañino es que lo hacemos de manera inconsciente.

No sólo hay miles de tareas de bajo valor que nos vampirizan el tiempo, sino que hoy día una enorme cantidad de distracciones que resultan un desagüe de productividad, tales como Facebook, Twitter, e-mail, mensajes instantáneos varios o la web en general y su enorme cantidad de información inane y sin valor.

Lo más curioso de eso es que, muchas veces, al acabar el día decimos que hemos trabajado un montón (y nos lo creemos, al fin y al cabo es tarde y estamos agotados), pero si fuéramos sinceros muy poco el tiempo ha sido empleado productivamente en los proyectos importantes.

De hecho muchos emprendedores, y yo mismo, se sorprenden con los resultados de lo que voya proponer a continuación, pero créame, es toda una experiencia que abre los ojos de verdad.

La propuesta para esta semana

Como el problema es que muchas de las pérdidas de tiempo que ocurren son casi inconscientes o nos “atacan por debajo del radar”, la misión es sacar a la luz, a la superficie, esos patrones de comportamiento que van subterráneos y son un vampiro de productividad..

Una de las técnicas más importantes para recuperar el tiempo perdido es identificar claramente cuáles son nuestros “ladrones de tiempo” particulares y eliminarlos, pero normalmente estamos tan inmersos en la inercia diaria que no somos capaces de identificar claramente cuáles son. Esa es la propuesta que expongo aquí y nos vamos a ayudar con varias herramientas.

El método consiste en que, durante una semana típica de trabajo, vamos a controlar conscientemente en qué estamos empleando el tiempo, para luego revisarlo y ver, clara y objetivamente, en qué se nos ha ido. Le aseguro que al 99% de emprendedores que hacen esto los resultados les dejan con la boca abierta. Descubrirá lo poco que emplea en ciertas tareas y se asombrará de cuánto ha gastado en ciertas otras cosas sin valor.

Así que durante estos días vamos a ir haciendo un diario de a qué dedicamos el tiempo, y nos vamos a ayudar con las siguientes herramientas.

El viejo y fiel papel, con lápiz y reloj de alarma

Para la primera de las formas no precisamos tecnología (o casi) y es adecuada para cualquier tipo de emprendedor. Si utiliza extensivamente el ordenador e Internet en su jornada laboral es muy posible que quiera ayudarse con alguno de los programas de software que veremos más adelante, pero de momento no hace falta más que un poco de voluntad.

La cuestión es coger un lápiz, un papel y un reloj que nos avise, y en intervalos de 15 minutos (para eso está el reloj, para que dé la alarma cuando han pasado) anotar qué estamos haciendo.

Sé que puede parecer el mayor engorro del mundo, pero para empezar esto es algo que haremos sólo una semana, no habitualmente en nuestra actividad, y realmente cuesta mucho menos de lo que parece, con lo que no caiga en esa trampa mental y pruébelo. Coloque el cronómetro cada 15 minutos, cuando suene anote en el papel a su lado qué ha estado haciendo. Dele otra vez al cronómetro y siga.

Normalmente el papel que usamos para anotar está ya configurado para que sea sencillo de utilizar a este respecto. Debajo tiene un modelo descargable en PDF de David Seah, el responsable de la genial web Printable CEO y es muy sencillo de usar aunque esté en inglés.

Descargar en PDF el modelo de Hoja de Tareas emergente de David Seah en PDF

En la parte izquierda anota sus tareas, en la parte superior encima de los circulitos anota las horas de trabajo (pone su primera hora de trabajo en la primera casilla superior sobre los círculos y luego las siguientes. Es decir, si empieza a trabajar a las 8, pone ahí las 8 y en la siguiente casilla las 9, las 10, etc.). Cada círculo representa 15 minutos de cada hora y la cuestión es que si desde las 8:15 hasta las 8:30 hemos estado con Facebook, pues anotamos a la izquierda la actividad “Facebook” y rellenamos el círculo de las 8:15 a 8:30 que hay en la fila de esa tarea.

El reloj nos ayuda a recordar cada cuarto de hora que tenemos que rellenar un círculo según lo que hayamos estado haciendo. Con un poco de práctica o de atención consciente no es necesario el reloj, pero no se fíe, resulta recomendable porque si no, es muy fácil a posteriori decir que hemos estado trabajando dos horas en el proyecto X y rellenar 8 círculos en eso cuando en realidad hemos estado 20 minutos en twitter y 30 mandando emails…

Usando software para controlar la dedicación de tiempo

Si utiliza extensivamente el ordenador en su actividad diaria, es muy posible que entonces quiera ayudarse de software para controlar dicho tiempo, ver más cómodamente en qué se va, e identificar qué tiene que cortar radicalmente para recuperarlo.

Esta clase de software, normalmente, se instala en el ordenador y va comprobando en qué estamos dedicando el tiempo, escaneando las aplicaciones que estamos usando y dando luego informes detallados.

Le aseguro que si los usa durante unos días se va a llevar unas cuantas buenas sorpresas en cuanto a qué ocupa realmente el tiempo sin darse cuenta.

Para la práctica de esta semana dichos programas pueden ayudarnos a hacerlo mucho más fácil, así que vamos a ver unos cuantos, he elegido para ello software gratuito (o que al menos tenga una versión gratuita útil) y que haya probado personalmente.

Manic Time

Empezamos por el que más recomiendo si no tiene muchos problemas con el inglés. Se trata de Manic Time.

Una vez instalado va analizando qué aplicaciones tenemos abiertas y usando, (o abiertas pero sin usar) en cada hora del día.

Lo más interesante es que cuando vemos la barra de tiempo y el nombre de la aplicación (por ejemplo que tenemos el Chrome abierto y llevamos 20 minutos así) podemos etiquetar y poner nombre a eso que estamos haciendo. Como por ejemplo “Trabajar con la aplicación web X” (si es eso lo que estamos haciendo) o bien “Facebook” si es eso a lo que nos estamos dedicando con el navegador abierto.

Tengamos muy en cuenta que, a la hora de echar la vista atrás, es fácil engañarnos y no debemos caer en esa trampa, con lo que esta característica del Manic Time para etiquetar cada aplicación con la actividad que hacemos con ella resulta muy útil.

Rescue Time

Personalmente estuve usando Rescue Time durante un tiempo y me pareció bastante buena. Va más allá de simplemente calibrar y recuperar el tiempo y se centra en otras técnicas para hacernos más productivos.

Utiliza una mezcla de aplicación web y programa instalado en el ordenador y, como no, está en inglés, pero para muchos puede merecer la pena. Tiene un plan gratuito que permite utilizar sin coste las características básicas y nos sirve para esta propuesta.

Toggl

Toggl es otra herramienta que sirve para ver qué tarea estamos haciendo en cada momento, es una de las que mejor se adapta a nuestro objetivo de esta semana. Como siempre, el handicap es el inglés, pero es la que actualmente estoy explorando y realmente es muy interesante.

Tiene también un plan gratuito.

De todas formas no caigamos en la trampa de depender de la tecnología. Es una poderosa ayuda, pero también puede ser un arma de distracción masiva y lo último que quiero es contribuir precisamente al problema que intentamos resolver esta semana, haciendo que se distraiga con pruebas y tiempo en software que no va a usar a menudo.

A todos nos dan el mismo tiempo, es nuestra responsabilidad usarlo para conseguir nuestros objetivos.

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