Ya está disponible la versión para Mac del software de CRM Personas.

Con la misma funcionalidad y sencillez de manejo llega al Mac el CRM más efectivo para el pequeño emprendedor.

De hecho con la compra se puede descargar tanto la versión Windows como la versión Mac. Igualmente el software de CRM se puede conseguir Gratis apuntándose al Club Idea, el Club privado para emprendedores donde se muestra, con números en la mano, lo que de verdad funciona en el mundo real para conseguir más clientes y ventas, desde campañas analizadas en cuanto a resultados y acciones hasta pruebas de Marketing, herramientas exclusivas, etc.

Puede ver todos los detalles del software de CRM Personas en su página.

Una de las preguntas o cuestiones más comunes que recibo (si no la que más), viene a ser más o menos así.
“Estoy pasando por una mala situación en mi negocio, ¿qué hago?”

Ese “qué hago” significando “cómo vendo más”.

En el 90% de las ocasiones la pregunta viene sin más detalles, ni sobre qué hacen, ni sobre qué ocurre (si es que no viene nadie a su puerta o bien la gente viene pero no cierran la venta…).

Antes de nada, eso suele venir de dos clases de emprendedores, la primera es de alguien que no ha conseguido nunca clientes, que empezó con algo pero no hay manera de hacerlo despegar, porque nadie le compra.

Si no hemos tenido un historial de ventas y clientes, y ya llevamos algún tiempo intentándolo, es porque probablemente deberemos replantearnos a qué nos dedicamos y nuestro modelo de negocio, porque no estamos despertando interés y eso muestra una debilidad estructural: o el mercado es pequeño, o la gente no está dispuesta a pagar por lo que hacemos, o no ofrecemos nada más destacable que lo que ofrecen otros…

El segundo tipo de emprendedores es aquel que antes vendía y por la razón X que sea las cosas ya no van tan bien.

Es de esos casos de los que vamos a hablar (respecto a los primeros la conclusión fundamental ya está dicha).

¿Se puede hacer algo en esas situaciones? Y si se puede ¿qué es lo que funciona?

Ya sabrá que en esta vida no hay fórmulas mágicas ni estrategias “infalibles”, aunque algunos quieran hacer ver que las suyas sí lo son, pero la cuestión principal es que si reaccionamos, pulsamos el botón del pánico, y queremos hacer cosas porque los números empiezan a estar en rojo, seguramente estamos empezando demasiado tarde.

Lo cual es un gran inconveniente porque la naturaleza humana está inclinada a no reaccionar hasta que no le queda otro remedio, porque el fuego ya ha llegado donde está y le empieza a chamuscar.

Cuando el fuego quema, el 90% de veces es ya demasiado tarde, si hemos llegado a cierto punto de no retorno en el hundimiento es muy posible que nos quedemos a medio camino en nuestro intento de volver a la superficie, porque los recursos y las fuerzas son demasiado escasos para recorrer toda la distancia hundida.

¿Es esa la deprimente conclusión? ¿No se puede hacer nada?

Siempre se puede hacer algo (ahora veremos qué) pero la principal lección que he aprendido es que si empiezas a hacer las cosas porque las “necesitas” (o te ahogas) ya es demasiado tarde.

Si empiezo por fin a mover mi Marketing porque no voy a tener para pagar las nóminas a este paso, estoy empezando tarde.

Si empiezo a generar contactos porque “le veo las orejas al lobo”, estoy empezando tarde.

Si se trata de amistad no suele haber problema, si busco la ayuda de amigos cuando lo estoy pasando mal, los buenos dejarán lo que están haciendo para ayudarme, incluso si he sido tan estúpido de ignorarlos y no llamarles durante todo este tiempo.

Pero en el ámbito profesional la necesidad es enemiga de las ventas.

Si estoy muy necesitado a la hora de cerrar una venta, transmitiré esa sensación en mi intento de persuasión, y le aseguro que nada pone más en guardia que alguien muy necesitado. El posible cliente se preguntará por qué estoy tan desesperado, y si lo estoy será porque el producto no se debe vender mucho, y si no se vende mucho probablemente sea porque no es de calidad y nadie lo quiere… y si es así él tampoco.

Si estoy muy necesitado a la hora de hacer contactos, en cuanto establezca una relación voy a empezar enseguida a pedir favores o ventas, y eso me va a sabotear que me respondan que sí, porque no habré tenido tiempo de generar reciprocidad, porque no habré profundizado en esa relación y el otro pensará (con toda la razón) que sólo le quiero porque le necesito, y he esperado a contactar sólo para sacarle algo.

Y si hemos aprendido algo sobre persuasión, ya sabemos que esto es lo contrario a lo que tenemos que hacer.

¿Qué nos dice todo esto?

Que la estrategia más efectiva para las épocas malas es blindarnos todo lo posible y no llegar a ellas o que no nos afecten tanto cuando lleguen.

¿Cómo?

Pues yendo a lo más básico (a ese 80/20 que ya estará harto de oírme decir)

1) Hacemos campañas de Marketing regulares y no sólo cuando las necesitamos.

2) Hacemos contactos y realizamos una gestión de la relación con esos contactos de manera habitual, no cuando preciso ventas.

3) Planificamos y comercializamos productos o servicios nuevos (o versiones nuevas de productos que ya tenemos) regularmente y no cuando la necesidad aprieta.

Esas tres cosas son las capas principales del blindaje de nuestra empresa ante los malos tiempos.

Como en la fábula de la cigarra y la hormiga si trabajamos en otoño, primavera y verano en esas tres cosas, el invierno no será tan duro.

Pero claro, eso ya no sirve, las personas somos como somos y resulta que las cosas ya están mal, ¿qué hago entonces?

Pues como no hay fórmulas mágicas, la respuesta es que tenemos que ponernos a hacer esas tres mismas cosas, y esperar que no hayamos alcanzado el punto de no retorno donde las cosas ya no tienen solución.

1) Planificamos una campaña promocional, desde la típica con descuento a la mitad de precio por el motivo que sea hasta contactar con los clientes que nos han comprado anteriormente y ofrecerles algo nuevo.

De hecho, lo primero de lo que siempre tenemos que echar mano es de los clientes ya conseguidos, así que más nos vale que hayan tenido una buena experiencia con nosotros.

2) Comenzamos a llamar a teléfonos que tengamos en nuestro CRM y a tocar puertas para ver qué problemas tienen nuestros contactos y cómo podríamos ayudarles a resolverlos.

3) Sacamos algo nuevo (y que dé valor) y lo comercializamos, para lo cual, si queremos tener un mínimo de éxito o no dejarnos el dinero en campañas poco efectivas con desconocidos, deberemos tener los puntos 1 y 2 para poder tener un colchón de interesados a los que mostrar eso nuevo, y que sean mucho más factibles de persuadir que un montón de desconocidos.

Repetimos esos tres puntos hasta que ya no nos quede palo por tocar, recordemos que estamos intentando no ahogarnos así que nos moveremos con toda la convicción del mundo hasta que ya no quede ni el más mínimo resquicio de fuerzas.

Ni estrategias extrañas ni es hora de probar cosas nuevas, cuando el tema no va bien es hora de volver a lo básico, a esas tres cosas.

En el mundo real, que tiene tan poco glamour y no suele comportarse como en las películas, es lo que hay.

Hoy vamos a ver la efectividad de lo que personalmente llamo “un diario de acciones”.

Siempre recuerdo la historia de Phil Libin y su experimento para perder peso sin hacer absolutamente nada ni cambiar su modo de vida.

Perdió casi 13 kgs en seis meses.

¿Cómo es posible?

Lo único que hizo fue una hoja de cálculo con un gráfico, que iba actualizando con un dato de su peso al final de cada día. En serio.

Se puso un objetivo de reducción de peso, se puso un objetivo gradual de descenso de dicho peso durante los seis meses del experimento y dibujó todo eso en un gráfico (representaba apenas un 0,1% de descenso de peso por día, nada que supusiera un sacrificio).

Luego simplemente fue anotando su peso diario en la hoja de cálculo, sin hacer ningún esfuerzo por cambiar la dieta o el ejercicio que hacía. Libin se había puesto unos intervalos por encima y por debajo de su gráfico diario y si, por ejemplo, caía por debajo del intervalo inferior en cuanto a peso, echaba mano de unos donuts o comía más para volver a su objetivo diario.

Curiosamente no tuvo necesidad de comer menos porque en todo ese tiempo no se situó por encima del límite superior de peso permitido.

Básicamente bajó de peso gracias al poder de ser consciente de lo que pasaba cada día con su peso y dar un seguimiento continuo.

Y nada más (al menos ninguna acción consciente adicional, como restringirse en las comidas o cambiar la dieta).

A estas alturas sé lo que está pensando, que si quiere bajar de peso igual repite el experimento (o que he perdido definitivamente la cordura) pero usted lo que quiere es aumentar ventas, no reducir kilos.

No se ha equivocado de sitio, esta es una prueba de algo que he visto (y vivido en persona) en multitud de ocasiones, el poder de la claridad y ver lo que realmente está pasando para conseguir los objetivos.

De hecho uno piensa que la determinación, la fuerza de voluntad, la motivación, etc son las claves para conseguir los objetivos propuestos, pero nadie cita el poder de ser consciente de lo que estamos haciendo realmente y darle un seguimiento diario.

Esto es lo que suele ocurrir, que los emprendedores pasamos los días “ultraocupados”, llegamos a casa destrozados, sin sensación de avance, las horas nos llevan en volandas y de repente ha pasado otro día.

Preguntas a un emprendedor si está haciendo lo que tiene que hacer para conseguir más ventas y te contesta (no sin razón) que no sólo lo hace, sino que se deja las entrañas, que cómo se te ocurre preguntar esa tontería cuando precisamente los emprendedores se cuentan entre los más trabajadores. De hecho muchas veces planteas la pregunta y no es raro que un emprendedor se indigne recordando las jornadas maratonianas.

Y realmente estamos siempre ocupados hasta las cejas, pero estar ocupados no significa necesariamente que estemos haciendo el trabajo que tenemos que hacer realmente.

De hecho he visto cómo muchas veces analizas un par de días de trabajo y resulta que todas esas horas ocupadas se han ido en apagar fuegos, liarse con tareas de poco valor (pero que requieren demasiado trabajo), interacciones que no llevan a ninguna parte…

Pero cuando sumas las horas dedicadas a lo importante de verdad para la empresa (ese 20% de cosas que nos va a traer el 80% de ventas y que hemos visto hace poco) te das cuenta de que han sido mínimas.

Marketing y producto. En un mundo ideal esas deberían ser las ocupaciones de un emprendedor durante el 80% de su tiempo.

Lidiar con minucias sobre suministros, la insufrible administración pública, tonterías sobre el teléfono, contestar correos que sabes que no acabarán en negocio útil, horas tontas que se van en Internet…

Todo eso no es tarea nuestra, deberíamos delegarlo o deberíamos relegarlo al final de nuestra cola de trabajo, pero le aseguro que cuando realizas un seguimiento como el bueno de Phil Libin, resulta que ocupan gran parte del día (y sí, lo he visto infinidad de veces, y yo soy tan culpable de esto como el que más, pero precisamente ahí es donde entra el poder de la claridad y de trazar lo que hacemos, como veremos).

Nada es más común que un emprendedor que te dice que hace todo lo posible en su Marketing y Ventas, pero cuando te pones a dar seguimiento real con fríos datos sobre lo que realmente hace con su tiempo, te das cuenta de que apenas dedica nada a producto o marketing, o bien las cosas se van en esas tareas que “hay que hacer” pero no aportan nada.

También, inconscientemente, todos perdemos mucho más tiempo en tonterías del que creemos.

A esto se une otro gran enemigo del emprendedor (del ser humano mejor dicho) la innata capacidad que tenemos de evitar la tarea que realmente debemos de hacer, dejándola constantemente para luego en favor de mil tonterías menos importantes.

Ese fenómeno viene acentuado también por nuestra poderosa capacidad de tener siempre unas buenas excusas “a posteriori” para justificarlo.

Otro ejemplo del poder de la claridad está en cierta clase de programas que instalas en tu ordenador y al final del día te dicen exactamente qué software has usado, durante cuanto tiempo, y qué sitios has visitado en Internet y durante cuánto tiempo. Te sacan hasta unos bonitos gráficos.

Y no hay persona que cuando ve los primeros análisis no se queda con la boca abierta diciendo que no puede ser, porque resulta que hemos estado muy poco adelantando ese informe en el procesador de textos y demasiado tiempo en el navegador viendo tonterías o liados con las redes sociales.

¿La utilidad de esos programas? Que cuando mucha gente es consciente del uso real de su tiempo, la cosa cambia, y no porque se proponga objetivos nuevos o hacer algo distinto, sino porque por fin se pone con lo que realmente tenía previsto desde el principio, consciente de que al final del día va a haber un seguimiento.

Cuando creé Zen Marketing para mi propio uso una de las cosas que quería era poder anotar y controlar las Acciones que realizaba para que ese plan tan bonito en mi cabeza se materializara en el mundo real.

Así, cuando iba a ver cómo iba mi plan, podía ver con claridad que a veces había apenas cuatro o cinco anotaciones en la sección de Acciones realizadas, con lo que la ilusión (falsa) que se pintaba en mi cabeza de que estaba haciendo algo se veía hecha pedazos por la cruda realidad. En realidad apenas había cuatro cosas, y cuatro cosas no bastan hoy día.

Ese mismo proceso de ganar conciencia de lo que está pasando, y dar seguimiento a lo que hacemos, se tiene que trasladar al resto de cosas importantes en la empresa: cosas como los Contactos y las Oportunidades que nos surgen.

Ya hemos visto cómo el tan buscado 20% de acciones que nos consigue el 80% de resultados pasa por una acción masiva, enfocada en los contactos conseguidos y en las oportunidades que generamos con ellos.

Son como campos a cultivar, si sembramos un contacto o aflora una oportunidad, pero luego no regamos ni cuidamos, ahí se queda marchitándose al sol. Cuando luego nos acordamos de eso (que suele ser cuando la necesidad aprieta) ya es demasiado tarde.

Por eso en las actividades de gestión de la relación con clientes, poder dar seguimiento y tener conciencia de lo que está pasando en las interacciones con contactos y oportunidades que surgen, es fundamental.

Personalmente no me importa que la herramienta no tenga todos los botones del mundo o no sea la más bonita, no me importa incluso si uso sólo lápiz y papel (mucho más útil que mucho software caro que he visto), la capacidad de dar seguimiento a lo que hacemos nos ayuda a conseguir los objetivos, y no hace falta que nos comprometamos a hacer nada nuevo o espectacular, simplemente hace falta que nos sentemos a hacer el trabajo que debemos hacer realmente, y como aliado para eso tenemos el seguimiento de lo que hacemos.

Cuando me decidí por invertir en una herramienta propia de CRM ese era un requisito no negociable.

Si no me salía un bonito mapa automático con la dirección de mi contacto o no se coordinaba automáticamente con mi software de e-mail, no me importaba, pero si no podía ver de un vistazo todo el historial de interacciones que había tenido con alguien importante, o no podía ver claramente qué se hizo y cuándo respecto a una oportunidad que surgió, entonces no me valía.

Obviamente ningún emprendedor evita conscientemente trabajar en lo que debe, pero a estas alturas, y si precisamente es visitante asiduo por aquí, ya sabrá que nuestras cabezas funcionan como un iceberg, que la mayor parte de su mecanismo de funcionamiento “no se ve” y tiene sus raíces en los más variopintos elementos inconscientes.

El seguimiento frío y calculador de lo que hacemos realmente cada día saca eso a la luz. 

Creemos que nos esforzamos porque estamos destrozados, pero cuando echamos un vistazo a los contactos importantes y vemos que no lo hemos llamado, o que apenas hemos hecho un par de cosas salpicadas con dos meses de diferencia… Al afrontar esa realidad cara a cara seguramente le daremos un toque en vez de actualizar el Facebook.

O bien cuando vemos que cierta oportunidad sigue abierta pero languidece porque lo último que anotamos es de hace más de una semana, pensaremos qué hacer para darle un empujón.

Pero si no somos conscientes de lo que ocurre en realidad, si vamos como zombis medio dormidos por la vida, si nos dejamos llevar por la corriente de los días iguales, si estamos deseando que el reloj marque la hora de irnos y llenamos el tiempo con actividades “ocupadas”… Entonces se apodera de nosotros ese fenómeno tan común de que sin darnos cuenta ha pasado un mes, o un trimestre, y seguimos en el mismo punto.

Ser conscientes de lo que pasa con un seguimiento es poderoso, alguien pudo perder un montón de kilos, es capaz de cambiar hábitos de actuación, a mí sistemáticamente me ha funcionado para hacer el trabajo que debo y he visto que en todo emprendedor que lo ha puesto en marcha, le funciona.

Y no requiere hacer o proponerse nada nuevo, pero ayuda a lo más importante, hacer lo que de verdad tenemos que hacer.

Merece la pena aplicarlo, de veras.

De un tiempo a esta parte, y si ha seguido el material de Recursos Para Pymes, habrá podido apreciar que mi enfoque para conseguir clientes y ventas tiende cada vez más a la simplificación, esencialmente porque lo complicado no funciona, mientras que el principio del 80/20 sí lo hace.

Es decir, que según ese principio es un 20% de cosas lo que nos trae el 80% de los clientes.

En mi experiencia ese 20% para la enorme mayoría de emprendedores es este:

1.- Genera una lista de contactos, ampliándola cada día, gente a la que le puede interesar el producto o pueden ser la llave a esa clase de gente.

No importa si hace camisetas o vende coches, poner ojos interesados delante de nuestro producto es la tarea más importante que todo el mundo debe realizar cada día.

2.- Cultiva ACTIVAMENTE la relación con esos contactos.

¿Cómo? Dándoles valor principalmente, porque no sólo es la llave para persuadirlos cuando quieras vender, sino que también ese cultivo hará que broten oportunidades.

3.- Aparte de los esfuerzos diarios haz campañas de Marketing periódicas y actúa como un halcón ante cualquiera de las oportunidades que surjan.

Unas pocas de dichas oportunidades llegarán a buen puerto, por eso nuestro objetivo es generar las suficientes como para alcanzar nuestros objetivos.

O lo que es lo mismo, este 20% se puede resumir en: personas – relación – acción masiva (con las personas y las oportunidades).

Lo cual nos lleva al siguiente tema, hoy día para muchos es necesaria alguna herramienta informática que nos apoye en esa labor, idealmente una especializada en gestionar las relaciones con clientes y contactos.

Normalmente a eso se le llama CRM (Customer Relationship Management).

Probablemente habrá oído hablar de ello, probablemente sabrá que es crucial y probablemente también, sabrá que hay un problema importante con el tema.

En algún momento de nuestra evolución, de una manera similar a la película 2001: una odisea en el espacio, debimos de coger un palo, o un hueso y cuando lo usamos para golpear algo vimos que se rompía, unimos los hilos y empezamos a ver que usando una herramienta nos era más fácil partir ese coco (o ese cráneo) que haciendo lo mismo con nuestras manos desnudas.

La conclusión de todo esto es que empezamos a utilizar herramientas porque nos hacían más fácil una tarea, ese es el único fin de una herramienta, hacernos más fácil lo difícil, y ya está.

Utilizar una herramienta, y que lo que pretendamos hacer se nos vuelva más complicado que si no la usamos, va en contra de la misma esencia de cualquier herramienta.

Y aunque es cierto que siempre es necesaria una curva de aprendizaje y todo eso, esto ocurre en el caso de muchos programas de gestión que nos tienen que ayudar a manejar nuestra empresa.

Una pantalla complicada con mil opciones, que el manual de instrucciones tenga varios tomos o que necesitemos apartar semanas para aprender va en contra de lo que es una herramienta.

Yo personalmente aspiro a que me hagan la vida más fácil, el trabajo más eficiente y mi tiempo más libre, no a que supongan otro eslabón en la cadena de la complicación.

Porque la complicación es enemiga de los resultados.

Y me da igual lo tecnológicamente moderno que sea el programa, que tenga mil funciones distintas o que valga una millonada. Si un lápiz y un papel me ayudan mejor en una de las tres cosas (vida más fácil, trabajo eficiente, tiempo más libre) lo usaré.

Afrontemos la realidad, de las mil funciones sólo voy a acabar utilizando unas pocas casi todo el rato (porque el principio del 80/20 se cumple en todo) y que algo valga una millonada no es sinónimo de valor, cuando trabajaba como consultor de negocio se vendían unos sistemas que valían mucho dinero y no pocas veces se quedaban a medio implantar, como ballenas varadas y abandonadas que sólo suponían un coste inútil.

Personalmente, y especialmente al principio de mi andadura como emprendedor, yo era un apasionado del software y las herramientas, iba saltando de una a otra como un cuervo tras objetos brillantes, pensando que en la herramienta “perfecta” estaba la clave, pero había confundido la verdadera esencia de la misma, convertía la herramienta en un fin en sí misma, en vez de ser un medio para mis objetivos.

El resultado siempre era el mismo, tras un par de días de novedad dejaba de usarlas como un crío con demasiados juguetes, principalmente también porque no me ayudaban realmente, era imposible que una hiciera todo lo que yo quería, así que al final me era más útil la que más fácil me resultaba, la que fuera capaz de hacer bien el par de cosas que necesitaba más a menudo, sacrificando otras mil características que apenas usaría (por bonitas a la vista que fueran).

Y estoy seguro de que, en su caso, se habrá visto identificado en unos cuantos párrafos anteriores.

Todo este fenómeno se eleva al cuadrado cuando hablamos de CRM, programas para la gestión de los contactos y de la relación con ellos.

Estos programas tienen dos funciones:

Una es gestionar los contactos y otra es gestionar lo que hacemos con ellos, la relación, pero muchos se quedan sólo en lo primero o complican hasta el extremo lo segundo.

Lejos están los tiempos en los que una pequeña tienda se relacionaba con un puñado de habitantes del barrio, hoy día tenemos que salir ahí fuera y empezar a tocar mil puertas y seguir cien oportunidades para acabar obteniendo diez ventas, no hay otra manera, es una locura confiar en la memoria (especialmente la mía) o en el lápiz y el papel para eso, a pesar de lo mucho que los quiero y los uso, se quedan cortos para la tarea.

Pero cuando buscas herramientas de CRM la gran mayoría se encuadran en alguno de estos puntos.

1) Tienes que apartar semanas de tu tiempo (como si sobrara) y pasar por la NASA para formarte y aprender a usarlos.

2) Son monstruos enormes que cuestan de mover y utilizar como si fueras el jinete de un elefante, con lo cual te hacen perder más tiempo del que ganas para apuntar un contacto o dar seguimiento a una oportunidad.

3) Son extremadamente caros y fuera del alcance de la mayoría de pequeños emprendedores.

4) Muestran que están hechos por informáticos que son unos genios programando, pero no han estado en las trincheras del día a día en esa tarea.

Hoy día para gestionar contactos es necesario un software, es algo obvio, el problema es que para pequeños y medianos emprendedores hay pocas cosas que funcionen bien y se adapten a su día a día, casi todas las tallas nos quedan grandes y son extremadamente caras.

Al final se suele hacer realidad el dicho de que si quiere uno hacerlo bien, tiene que ponerse manos a la obra personalmente, eso es lo que hacen algunos emprendedores, de hecho eso es lo que hice yo con este tema.

Después de probar cada herramienta habida y por haber, me decidí a utilizar una propia, hecha a medida, que me resultara sencilla, simple y se centrara en lo importante, en ese 20% que he comentado al principio y del que dependen las ventas: los contactos, las oportunidades y las acciones (y reacciones) a la hora de relacionarse con esos contactos e intentar cristalizar esas oportunidades.

Tres cosas y ya está.

La cuestión es, tras todo este tiempo, me he decidido a compartir esa herramienta, con lo que si le interesa (o le interesa en general el tema de conseguir clientes y cerrar ventas) esté muy atento estos días…

Pero como siempre la herramienta no es el fin último, y utilice lo que utilice la cuestión es responder sinceramente a estas preguntas, especialmente si no estamos viendo los resultados que queremos.

¿Estamos cada día aumentando nuestra libreta de contactos?

¿Estamos relacionándonos a menudo con los contactos para crear oportunidades?

¿Nos lanzamos como halcones a actuar masivamente en dichas oportunidades?

Porque en el mundo real eso es lo que me ha dado ventas…