El Cuadro de Mando Integral es una metodología de trabajo ya veterana, pero muy útil todo negocio, sin importar su tamaño o a qué se dedique.
Por eso, aquí tiene una explicación sencilla de qué es el Cuadro de Mando y de por qué es importante. Igualmente se explican los pasos para poner en marcha dicho Cuadro de Mando .
Índice de contenido
Qué es el Cuadro de Mando Integral
El Cuadro de Mando Integral es una herramienta popularizada por Robert Kaplan y David Norton. Se trata de un cuadro de control con los indicadores esenciales de una actividad, divididos en 4 agrupaciones:
- Finanzas.
- Cliente.
- Personal.
- Procesos Internos.
De esta manera, se puede ver la evolución de esos indicadores esenciales, comprobar en qué estamos acertando y dónde debemos mejorar.
Así, controlaremos los aspectos esenciales de nuestra actividad y en todo momento tendremos las riendas y sabremos por dónde ir para alcanzar los objetivos que nos hayamos propuesto.
El Cuadro de Mando Integral proporcionará una fotografía de los aspectos esenciales de la pyme o el negocio como autónomo de un solo vistazo. Y lo que es más importante, pasamos de la foto estática al análisis dinámico pudiendo, en dicho Cuadro de Mando, ver la tendencia y la evolución de los indicadores esenciales.
De esta manera podemos anticipar cosas importantes y actuar con tiempo.
Las partes del Cuadro de Mando Integral
Los indicadores a incluir en el Cuadro de Mando Integral se agrupan, según la metodología de Kaplan y Norton, en cuatro áreas esenciales:
- Finanzas: aquí encontraremos los indicadores esenciales para controlar que nuestro estado financiero es el deseado, según nuestros objetivos y estrategia.
- Cliente: indicadores esenciales sobre nuestra relación con el bien más preciado que podamos tener.
- Personal: dada la importancia de los Recursos Humanos, se deben tener en cuenta los indicadores que nos muestren el estado de nuestro personal.
- Procesos Internos: o aquello a lo que realmente se dedica nuestra actividad. Puede que fabriquemos algo o que seamos puros comerciales, sea lo que sea, debemos identificar nuestros procesos internos esenciales y medir su rendimiento, de esa manera mejoraremos y seremos más eficientes.
De un vistazo, obtenemos una imagen de los procesos y características críticas de nuestra pyme o nuestro negocio como autónomos.
Por qué el Cuadro de Mando Integral es la solución a los problemas de muchos negocios
En este tiempo, tras trabajar con miles de emprendedores, un problema ha sobrevolado la mayoría de esas iniciativas: la falta de claridad.
Literalmente, muchos no saben ni lo que ingresan exactamente cada mes. Y es ni siquiera es el indicador clave más importante, pero sí uno de los más básicos. Eso da una idea de la falta de claridad en la mayoría de pequeños negocios.
Sin buenos datos es imposible tomar buenas decisiones. El Cuadro de Mando Integral permite tener esos datos clave en las áreas más importantes del negocio.
Hay una percepción errónea de que el Cuadro de Mando es apto sólo para los grandes, que la pyme o incluso el autónomo no tienen recursos (ni tiempo) para esas cosas.
Craso error que les pone en desventaja.
Los pequeños negocios pueden extraer más beneficios del Cuadro de Mando al ser mucho más factible de implantar y dar seguimiento. El tamaño más reducido da la posibilidad de controlar todo de manera más pormenorizada y llevar a cabo su estrategia de manera más efectiva.
Para qué sirve el Cuadro de Mando Integral
Algunos lo ven como un simple cuadro donde están los indicadores clave de la actividad (ahora llamados KPI por esa moda de no traducir del inglés). Sin embargo, es mucho más.
La estrategia de nuestro negocio debe dar lugar a unos objetivos, unas acciones, unos recursos dedicados etc. Pues bien:
El Cuadro de Mando Integral es la herramienta para que se lleve a cabo el cumplimiento de dicha estrategia, prevenir desviaciones de nuestros objetivos y aportar soluciones.
Prevenir, más que curar, debe ser la función del Cuadro de Mando Integral.
Analizar el porqué de posibles desviaciones de los objetivos y, partiendo de ese análisis, aprovechar también las oportunidades que puedan surgir para mejorar nuestras metas y optimizar nuestra estrategia y acciones.
Para que el Cuadro de Mando sea realmente útil es prioritario que la pyme o el autónomo sepan qué quieren y cómo lo van a hacer (su estrategia) y, una vez bien claro esto, encontrar los indicadores esenciales para controlar esa estrategia.
¿Y cómo pongo en marcha el Cuadro de Mando Integral?
Estos pasos que se proporcionan aquí, deben ser compartidos y que todos los empleados esenciales de la empresa participen.
1. Conozca su estrategia
Es decir, antes de nada, monte la base, sepa qué quiere y tenga las directrices claras para saber como lo va a conseguir.
Su empresa debería tener un plan estratégico que marque hacia donde quiere ir, si no lo tiene, debería empezar a elaborarla.
2. Clasifique
Una vez sepa cuales son sus claves estratégicas, divídalas en los cuatro grupos de los que hemos hablado antes.
Si dicha estrategia está lo suficientemente elaborada y clasificada, no tiene que tener problema en este paso.
Si no lo tiene muy claro pruebe a la inversa, partiendo de la división cuádruple, piense en los puntos clave de la estrategia de su pyme en referencia a sus Finanzas, Clientes, Personal y Procesos Internos.
3. Convierta esas claves en objetivos
Es decir, haga esa estrategia tangible y real.
Si su plan financiero es no endeudarse demasiado, establezca un objetivo para ello, pero que sea real y posible, y que sean consensuados por los implicados en dichos objetivos.
Si, por ejemplo, usted no quiere endeudarse y hace de ello un objetivo de su actividad, llegue a un acuerdo en lo concreto con quien lleva las cuentas para establecer de manera realista qué significa no endeudarse.
4. Defina los indicadores más adecuados
Es decir, los indicadores más importantes para controlar los objetivos de su negocio. De nuevo, elija los valores deseados para esos indicadores en consenso con los implicados.
Poner estos valores objetivo le ayudará a localizar desviaciones y a mantener el contacto de su estrategia con la realidad.
La cuestión es que un verdadero Cuadro de Mando Integral no especifica indicadores clave que todo el mundo debe seguir.
Es decir, que yo no puedo decirle que mis indicadores clave, como pueden ser el Valor de por Vida de un Cliente o la conversión de visitantes en interesados, también son los indicadores que debe incluir en su Cuadro de Mando Integral.
Este es un error muy común, crear el mismo Cuadro de Mando Integral para todos, ya que se supone que hay indicadores clave que todos deben seguir.
Esos indicadores que he nombrado los he especificado partiendo de mi estrategia y objetivos particulares de mi negocio. Pero en su caso puede que no sirvan, porque por ejemplo no tiene sentido calcular el Valor de por Vida de un Cliente o no tiene un embudo de ventas igual al mío.
Muchos creen que el Cuadro de Mando Integral es poner unos KPI’s que son inmutables y sirven siempre, pero no.
Esos indicadores a los que queremos dar seguimiento, en cada una de las 4 áreas, son personales e intransferibles. Derivados de lo que queremos conseguir en nuestro negocio.
5. Ponga en marcha el procedimiento de seguimiento y análisis
Hay herramientas en el mercado específicas (herramientas que almacenan e incluso analizan los datos), pero suelen ser costosas.
Basta con que alguien se encargue de dar seguimiento, mantener los datos y realizar un informe, un análisis de los datos y de localizar los puntos clave para que estrategia y realidad sean la misma cosa.
Eso se puede hacer con un Excel (la solución más socorrida), o con aplicaciones programadas específicamente para ello, como he hecho en Recursos para Pymes todos estos años. De hecho, las imágenes que ilustran este artículo son de esas aplicaciones que he creado y utilizado estos años, aplicando y personalizando el concepto de Cuadro de Mando Integral.
Piense detenidamente si de verdad controla los aspectos esenciales de su actividad , si conoce realmente su estado. Si no es así, debería pensar en implantar un Cuadro de Mando Integral, antes de que alguna sorpresa desagradable aparezca y ya sea tarde.