Hoy vengo a hablar de lugares de trabajo, de cómo nos influyen y de una solución, ideal para profesionales autónomos como yo, que lo cierto es que me hubiera gustado conocer mucho antes de lo que lo hice.
La fotografía superior que ilustra este artículo es una pequeña fracción apenas de todo el papeleo que conservo todavía de mis viejos tiempos como asesor económico tradicional. A pesar de hacer una infinidad de años que no lo hago, todavía tengo una estantería entera. Y es que cuando me inicié en la actividad pronto descubrí dos cosas inesperadas:
- Cuánto papeleo pide la administración para cualquier cosa, y me refiero a cualquier cosa.
- Cuánto pesa el papel. En serio. De hecho, aquí en Valencia hay un famoso edificio clausurado por no tener en cuenta dicho peso del papel. Un edificio de la administración pública, claro, que a pesar de todo eso sigue sin tener demasiada prisa por quitar de en medio toda esa deforestación en potencia que provoca.
La cuestión de todo esto está en que, como en aquellos tiempos de asesor estaba de acá para allá, mis oficinas solían ser alquiladas en centros de negocios, en ocasiones tenía que hacer horrible mudanza hasta que me resigné y empecé a archivar en casa para no ir cargado de una oficina a otra.
Pronto, el despacho que habilité en mi domicilio con la intención de que fuera mi templo de trabajo se convirtió en una especie de cámara de los horrores, con blocs como los de la fotografía, que primero estaban en estanterías como las de la fotografía, pero que pronto tuvieron que pasar a estar apilados en el suelo o encima de cosas hechas para no tener encima cosas.
Lo que hice
Se supone que esta es la parte en la que el asesor da la solución y queda bien, pero lo que hice fue, básicamente, aguantar y acumular más convirtiéndome en un Diógenes de formularios y cuentas. Inhabilité una pequeña habitación al fondo de la casa que se convirtió en la habitación del pánico y los trastos. Lo malo es que, una vez esa clase de habitaciones pasa un determinado límite, es muy difícil volver de ahí y ya nunca se ordena.
En cuanto dejé esa actividad y los plazos de hacienda prescribieron, comencé a librarme de cierta documentación, destruirla convenientemente para evitar problemas de datos y saturar los contenedores de reciclaje de mi calle. Pero aún así, vivo con esa habitación al fondo inhabilitada con restos.
Lo que debería haber hecho
Lo que hace poco me señalaron. Un servicio de alquiler de trasteros y almacenes, tanto para particulares como para profesionales.
Recientemente me contactaron al respecto y he estado echando un vistazo a fondo al servicio de Trastering, una empresa de la zona de Barcelona, ideal para quien necesita alquilar un trastero o almacén Vilanova y Gavá.
Básicamente permiten alquilar un espacio seguro, con acceso durante los 365 días, vigilancia y algo que creo que es fundamental y pocos servicios de este tipo tienen: Puedes ir con el coche y aparcar directamente en la puerta de tu trastero. Esto facilita enormemente la carga y descarga, de manera que, no sólo se convierte en un servicio de almacenaje, es que puede ser un lugar de repostaje a diario y un punto de logística en el caso de suministros y herramientas para nuestra actividad.
Y el precio es irrisorio comparado con un alquiler en Barcelona, además de que suelen tener descuentos. Igualmente también tienen varios tamaños de trastero. Para más detalles, visita la web de Trastering.
La cuestión es que, no sólo esto facilita el propio trabajo (y la cordura de no tener un montón de ficheros a punto de caerte como la espada de Damocles en mi caso), es que esto conecta con fascinantes estudios que se han desarrollado sobre el área de trabajo.
Lo que ocurre cuando el lugar de trabajo es un desastre
No hace mucho estaba echando un vistazo a dos interesantes estudios. Uno de ellos, de la empresa Adecco, remachaba una vez más, tras estudiar a unos 1000 trabajadores, algo en lo que una y otra vez insisto a mis clientes: las primeras impresiones cuentan mucho más de lo que pensamos.
Y en ese estudio se mostraba cómo la primera impresión que alguien tenía hacia un trabajador, estaba determinada por el orden o el caos que presentaba su lugar de trabajo.
¿Viene el jefe o el compañero a verte y tu mesa es un desastre? Mala primera impresión. ¿Entra un cliente a nuestro local y está hecho un desastre con suciedad y trastos por todos lados? Mala impresión.
Impresiones que, como sabemos, se trasladan a la calidad del producto o el trabajo que hacemos.
Es normal, si vemos que alguien es un caos, pensaremos que será igual de descuidado en su trabajo. Sea así o no, da igual, las primeras impresiones cuentan y mucho. Concretamente una de las peores asociaciones que se hacían en esos estudios cuando el lugar de trabajo era un desorden se refería a la capacidad de organización y gestión. Muchos asumían que el trabajo importante que se asignara quedaría perdido en aquel caos.
El descenso de productividad que produce un entorno desordenado
El segundo estudio, por parte de OfficeMax era aún más drástico que el de Adecco. Porque al fin y al cabo yo era un profesional independiente sin jefes ni compañeros, que recibía a mis clientes en despachos impolutos de centros de negocios, pero es que aún así no tenía excusa. OfficeMax descubrió en su análisis que el desorden en la oficina correlaciona con la productividad y la motivación.
Citando el estudio:
«Tu rendimiento coincide con tu espacio de trabajo. Cuando está organizado y preciso, se muestra una mentalidad y una motivación para trabajar».
Y le aseguro que entiendo aquello, pues yo mismo me iba a trabajar a solas y pagaba días de alquiler en los centros de negocio, aunque no tuviera reuniones programadas, con tal de evitar aquel caos de formularios y archivadores.
La cuestión es, la gesta por un orden total es imposible. Hay una tendencia al minimalismo hoy día, pero el minimalismo es incómodo cuando lo sacas de las fotos preparadas y lo llevas a la vida real. Para esa necesitamos suministros, archivos, trastos e incluso una cierta dosis de caos.
La cuestión no es eliminar todo eso, la cuestión es gestionarlos bien. Y he aquí que eso sí que no es imposible, que hay soluciones óptimas y baratas para ello.