Vamos a hablar de productividad y de lo mejor funciona para hacer más, mejor y con menos esfuerzo.
En esta ocasión me gustaría tratar una técnica sencilla, que he estado usando y refinando en los últimos meses, con la que vamos a salir de casi todos los atolladeros en los que algún proyecto, o el trabajo en general, se queda atrapado y hace que no avancemos.
Si es emprendedor ya sabe cómo funciona esto, en muchas ocasiones los días pasan y los proyectos importantes se quedan sin avanzar. Cuando los miramos no nos queremos poner, nos causan tal rechazo, que nos ocupamos con otra cosa o perdemos directamente el tiempo, de modo que otro día termina y la sensación de estar empantanados es aún mayor.
En el 99% de ocasiones, si no estamos haciendo algo que tenemos que hacer no es porque seamos vagos o incapaces. Se debe a uno de estos dos motivos.
- No sabemos exactamente lo siguiente que tenemos que hacer.
- Sabemos lo que tenemos que hacer, pero la tarea nos parece abrumadora, lo que dispara la sensación de rechazo y el incentivo a esquivar la tarea.
Por lo que he podido comprobar, todo se reduce casi siempre a una de esas dos cosas (o una mezcla de ambas) con lo que el objetivo es:
- Identificar claramente cuál de esos dos es el motivo.
- Eliminarlo con las técnicas que vamos a ver aquí.
Motivo 1) Cuando no sabemos exactamente cuál es la siguiente acción que debemos ejecutar
De nuevo, estoy seguro de que ha vivido esta situación, pero muchas veces no reconocemos la causa cuando estamos en medio de ella. Nos solemos quedar empantanados porque en un proyecto o trabajo tenemos un montón de acciones que hemos de hacer, acumuladas en la agenda o en un software de tareas, como si las metiéramos en un cajón desastre. Las miramos y no sabemos cómo acometerlas.
Pues bien, hemos de mentalizarnos que la única acción realmente importante es la siguiente que tenemos que hacer. Todas las demás son irrelevantes hasta que esa esté hecha.
Interiorizar este concepto de «Siguiente acción» es la clave para desatascarnos.
Por ejemplo. Si quiero dar a conocer mi futura web, de nada sirve pensar métodos de promoción o qué artículos voy a escribir en ella mientras no la tengo terminada.
Muchas veces nos desanimamos porque miramos todo lo que tenemos por delante y nos parece un camino demasiado largo. Pues bien, hemos de enfocar la mirada solamente sobre la siguiente acción y tener la mentalidad de que esa es la única que importa.
Así, iremos acción por acción y el éxito está en terminar la siguiente que sea necesaria. ¿Y las de después? Sólo importarán cuando llegue el momento.
Muchas veces no adelantar en un proyecto no es un problema de organización o pereza, es un problema de claridad, que confundimos con organización o pereza.
Cuando no tengamos dicha claridad, lo más importante es responder a la pregunta:
¿Cuál es la siguiente acción necesaria a ejecutar?
Esa es la única pregunta que importa. Los verdaderamente efectivos se centran en la siguiente tarea, la terminan sin pensar en otra cosa y luego vuelven a contestar la pregunta, «¿Cuál es la siguiente acción necesaria a ejecutar?» y no se preocupan de las posteriores hasta que llegue su momento.
Una a una, van tumbando esas acciones. Ese es el secreto de la ejecución constante e imparable. Pero si vamos cogiendo y dejando acciones, intentando adelantarnos, yendo hacia atrás, dejando mil cosas a medio… No terminaremos ninguna.
Muchas veces el trabajo como emprendedores es caminar en la niebla hacia un objetivo que no vemos. Pues bien, no vamos a poder disipar esa niebla, pero tampoco hace falta. Lo importante es tener claridad sobre los siguientes metros que tenemos que conquistar e ir a por ellos.
En el ejemplo que he puesto, la única acción que me debe preocupar es la de terminar la web. Todo lo demás, los artículos, la promoción, etc, son castillos en el aire.
Personalmente, después de planificar algunos proyectos y a la hora de ponerlos en marcha, no tengo visible de manera constante esa planificación (lo cual me ahorra cierto agobio), sino simplemente un sencillo papel u hoja de cálculo donde tengo claro cuál es la siguiente acción.
Y cuando termino vuelvo a la planificación general, cojo la acción que va después, me pongo con ella y no me paro hasta que la termino, olvidándome de las otras.
Ahora, puede que tengamos cristalinamente claro lo siguiente que tenemos que hacer y aún así atascarnos, casi siempre por este segundo motivo.
Motivo 2) Esa siguiente tarea que hemos de hacer nos resulta abrumadora
En el ejemplo que estoy poniendo lo siguiente que tengo que hacer es terminar la web. Pero esa es una muestra de tarea mal planteada.
«Terminar la web» es un concepto demasiado amplio, vago y difuso. Seguramente quedan bastantes detalles y cuando miro la tarea, resulta tan amplia que sé que no la voy a acabar de una sentada, que me llevará mucho tiempo.
Esa clase de tareas llevan rápidamente al desánimo y al ir posponiendo lo importante.
Aquí es donde entra la segunda solución. Si la acción siguiente a ejecutar es demasiado grande, tenemos que dividirla en pedacitos, cuanto más pequeños, mejor.
Especialmente para esas cosas ante las que hemos desarrollado una cierta fobia, nuestra misión es dividirlas en mini-tareas, tan ridículamente pequeñas, que terminarlas lleve apenas unos minutos.
En mi ejemplo de la web, puede que la siguiente acción sea simplemente subir el logo y que quede bien de tamaño y posición en la página. Es algo que a lo mejor me lleva unos diez minutos.
Cuando lo planteamos así, nuestra mente no dispara las alarmas del rechazo, no empieza a hacer una montaña de esos granos de arena, ni a imaginarnos sufriendo con la tarea de antemano. Son diez minutos y ya está, con lo que miramos al «enemigo» y parece pequeño.
El truco está en que una vez comenzado ese pequeño trabajo, tomamos un impulso cuya inercia nos lleva a seguir moviéndonos en esa dirección. Tras diez minutos hemos conseguido cosas, hemos tachado la tarea, estamos un poco más cerca, así que seguramente estaremos más dispuestos a seguir con la siguiente tarea pequeña, como la de subir otras imágenes al alojamiento web, por ejemplo.
Siempre lo digo, para esas tareas que evitamos siempre, la única solución es dividirlas en pequeños pedazos que no nos cuesten mucho tiempo.
Por ejemplo, al principio me gustaba escribir textos de venta, pero con el tiempo me resulta una labor más pesada. Lo que hago es dividir eso en subtareas tales como:
- Escribir el encabezado (y sólo el encabezado).
- Escribir el párrafo que va después con la principal proposición de valor.
- Hacer una lista de viñetas con las principales ventajas que ofrece el producto…
Cada una de esas tareas por separado apenas lleva unos diez minutos, pero si las junto todas en una tarea que sea «escribir el discurso de venta», mi mente empezará a buscar excusas y distracciones para no pasarse un buen rato con lo mismo.
Pero, ¿y si la tarea no se puede terminar en poco tiempo ni dividir en otras subtareas?
Bien, entonces lo que tenemos que hacer es convertirla en más pequeña poniendo un límite de tiempo durante el cual trabajamos en esa gran tarea.
Por ejemplo, puede que trabajar en escribir cierto material para mis clientes me vaya a llevar bastante tiempo y empiecen las típicas reacciones negativas y las tentaciones de dejarlo para luego. En ese caso lo que hago es proponerme que trabajaré sólo 15 minutos y ya está. Sólo 15, si los consigo, lo considero un éxito. Lo que suelo hacer es cronometrarlo incluso. Cuando suene la alarma tras ese cuarto de hora, sabré que es el sonido del éxito.
De esa manera mi cabeza no disparará tanto rechazo de antemano y el truco está en que nuestra cabeza es muy buena creando excusas previas, pero cuando lleva un rato trabajando en algo, tras vencer la inercia inicial se concentra y quiere seguir.
Si tras esos 15 minutos estamos concentrados y se nos ocurren cosas, podemos seguir trabajando. Si no, no pasa nada, esos 15 minutos eran el objetivo. Puedo ponerme otros 15 minutos más tarde.
Y si tampoco funciona y tras los posteriores 15 minutos lo que quiero es dejarlo, está bien. He avanzado media hora cuando, seguramente, de no haberlo hecho así habría evitado completamente la tarea o bien habría buscado excusas con las que ocupar mi día hasta que llegara la hora de terminar.
Resumiendo
- La mayoría de veces evitamos hacer las tareas importantes porque no sabemos claramente cuál es la siguiente acción que hemos de emprender o bien porque ésta es demasiado grande e imprecisa.
- En el primer caso, aquellos que terminan su trabajo son los que tienen clara la respuesta a la pregunta: «¿Cuál es la siguiente tarea a realizar?»
- Es crucial centrarse en esa tarea siguiente y sólo en ella hasta terminarla.
- En el segundo caso, nuestro objetivo es coger esa gran tarea y dividirla en pedacitos muy pequeños y manejables, en micro-tareas que no nos provoquen rechazo previo.
- En el caso de que no sea posible dividir en micro-tareas, lo que hacemos es dividir en pequeños intervalos de tiempo que dedicaremos a trabajar en eso. Por ejemplo 15 minutos.